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AGENT D'ACCUEIL - SERVICE DES URGENCES - H/F

Le Centre Hospitalier de Chaumont recherche un Agent d'Accueil pour leur Service des Urgences, H/F

Rattaché à la Direction des affaires financières, du contrôle de gestion et de la gestion de la patientèle, l’agent d’accueil des urgences a pour missions principales :

En coordination avec le personnel soignant des urgences, l’agent d’accueil des urgences a pour mission d’accueillir physiquement les patients et leur famille, ainsi que des transporteurs (ambulances, pompiers, SAMU / SMUR, etc.).

Il/elle procède à la création et le remplissage de l’identité du patient ainsi que de son dossier administratif en respectant les règles en vigueur (identitovigilance, parcours de soins, gestion, facturation et recouvrement).

Il/elle se charge de commander les transports nécessaires dans le cadre de la prise en charge médicale des patients admis aux urgences, en lien les sociétés de transports selon les disponibilités.

Misisons permanentes

• Accueil et renseignement des patients et de leur famille

o   Accueil physique des patients et de leur famille en réduisant le temps d’attente

o   Accueil physique et téléphonique des transporteurs

o   Gestion téléphonique des appels internes, notamment les commandes de transports pour le service des urgences, et pour les services d’hospitalisation pendant la fermeture du SAP central

o   Transmission claire, précise et adaptée des diverses informations relatives à la prise en charge administrative dans sa globalité (identité, couverture sociale, fonctionnement de l’établissement, etc.) auprès des patients, des familles et des accompagnateurs.

o   Sollicitation de l’équipe soignante avant toute transmission d’informations aux familles.

o   Assurer la discrétion des informations personnelles et du motif de venue du patient, en respectant ses obligations professionnelles

o   Créer une relation d’écoute avec l’interlocuteur tout au long de sa prise en charge, par l’usage :

• D’une posture et d’un comportement professionnel, adapté à l’état émotionnel du patient
• D’un langage accueillant, rassurant, poli et bienveillant
• D’une reformulation du besoin pour mieux y répondre

• Gestion de l’identité du patient

o   Actualisation ou création de tous les traits d’identité du patient en respectant les règles d’identitovigilance, les procédures et la méthodologie en vigueur

o   Qualification des identités des patients admis en externe et en hospitalisation, tout au long de leur prise en charge, en respectant la méthodologie en vigueur

o   Vérification de l’ensemble des champs d’identité (lieu de naissance, adresse mail, téléphone, etc.) à chaque passage au guichet ou par téléphone, en respectant la procédure GHT en vigueur

o   Scan d’une pièce d’identité et rattachement à l’IPP du patient

o   Alerter le référent identitovigilance en cas de détection de doublon d’identité

• Gestion du dossier administratif patient

o   Création du dossier administratif externe aux urgences, en respectant la méthodologie en vigueur

o   Renseignement du médecin traitant du patient, ainsi que des personnes à prévenir

o   Alimentation du dossier avec les pièces justificatives règlementaires (carte vitale, mutuelle, feuillet AT, fiche ALD, etc.)

o   Scan des pièces justificatives dans le dossier administratif si elles n’y sont pas déjà présentes

o   Prise de contact avec les patients et leur famille dans le cas où une pièce administrative est manquante au dossier

o   Suivi des dossiers en attente d’éléments complémentaires et relances aux patients

o   Inscription de notes au dossier pour une meilleure gestion de celui-ci par l’ensemble des membres de l’équipe

o   Reprise intégrale du dossier administratif au regard des éléments récupérés par l’Infirmière d’Accueil et d’Orientation (AIO) hors des horaires d’ouverture de l’accueil administratif

o   Suivi des passages en UHCD et des mutations dans les autres secteurs d’hospitalisation

• Commande de transports

o   Prise de contact avec les sociétés de transports, dans le respect de la procédure en vigueur, et au regard de leur disponibilité, afin de permettre la sortie du patient

o   Traçage des opérations réalisées en matière de recherche, de commande et de suivi

o   Vérifier que toutes les demandes de transport du jour sont bien commandées

Missions ponctuelles

Assurer l’accueil physique et téléphonique des consultants et des hospitalisés au SAP central

LIAISON HIERARCHIQUE: Directeur/trice des services financiers, Responsable du bureau des entrées

HORAIRES DE TRAVAIL : 37h30/semaine, poste de jour principalement en 12H00 – Du Lundi au Dimanche y compris jours fériés – Repos variables

Outils mis à disposition : Guichet d’accueil au sein du service des urgences, ordinateur fixe, téléphone, imprimante, scanner, lecteur de carte professionnelle

Le poste à pourvoir est en CDI. La rémunération proposée est établie selon la grille indiciaire

Si vous êtes motivé(e) et que vous possédez les compétences requises, nous serions ravis de vous rencontrer. Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe dynamique

Formation et qualifications requises

Niveau bac pro secrétariat ou équivalent exigé  ; Expérience dans un service d'accueil souhaitée

Savoir et Savoir-faire requis

·         Capacités relationnelles

·         Maîtrise de l’outil informatique

·         Connaissance de l’organisation du système de santé

·         Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne des établissements

Savoir-être requis

·         Avoir le sens de l'accueil

·         Gérer ses émotions et son stress

·         Respecter la confidentialité

·         Faire preuve de discrétion professionnelle

·         Sens de l’organisation, rigueur professionnelles et sens de l’analyse

·         Capacité d’autonomie, de réflexion et d’anticipation

·         Capacité d’adaptation et de réponse dans un système d’urgence