Agent d'Accueil Standard/SAP - H/F
L'établissement
Le Centre Hospitalier de Chaumont est un établissement situé en Haute-Marne, connu pour la diversité de ses soins. Il propose des services spécialisés en médecine, chirurgie, obstétrique, pédiatrique, gériatrie,un service d'urgence ainsi qu'un plateau technique en rééducation. De plus, l'EHPAD Centre Jean-François Bonnet de Riaucourt est rattaché au Centre Hospitalier. Des projets de modernisation sont en cours, avec la construction d’un nouvel hôpital.
Le poste
Le Centre Hospitalier de Chaumont recherche un Agent d'Accueil Standard/SAP, H/F.
Rattaché à la Direction des affaires financières, du contrôle de gestion et de la gestion de la patientèle, l’agent d’accueil a pour missions principales :
Missions STANDRARD
- Accueil physique et téléphonique
o Accueil physique des patients, des visiteurs et prestataires en réduisant le temps d’attente
o Ecoute, renseignement et orientation géographique des personnes
o Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
o Renvoi du standard à l’équipe du standard de Langres en dehors des heures de poste, et récupération du renvoi lors de la prise de poste
o Prise en charge des appels de Langres et Bourbonne le midi, ainsi qu’en cas de panne ou de coupure
o Orienter les appels téléphoniques vers le service adéquat
o Transmission claire, précise et adaptée des diverses informations : fonctionnement interne de l’établissement, diverses activités présentes sur le site, etc.
o Assurer la discrétion des demandes et des informations délivrées lors de la conversation téléphonique, en respectant ses obligations professionnelles
o Créer une relation d’écoute avec l’interlocuteur tout au long de sa prise en charge, par l’usage :
- D’une posture et d’un comportement professionnel
- D’un langage accueillant, chaleureux, poli et bienveillant
- D’une reformulation du besoin pour mieux y répondre
Orientation géographique des interlocuteurs
- Gestion du tableau de garde
o Vérification et remplissage du tableau de garde (administrative et médicale)
o Prise de contact avec les affaires médicales en cas de doute, erreur ou manque d’informations
o Diffusion du tableau de garde journalier en interne et auprès du standard de Langres
- Gestion des courriers
o Tri et distribution du courrier entrant (interne et externe) aux services correspondants au sein du vaguemestre
o Affranchissement du courrier au départ de l’établissement avant le passage du postier
o Gestion des recommandés et des colis entrants et sortants
o Extraction des statistiques d’affranchissement en début de mois
- Surveillance
o Surveillance du hall principal et appel au PC sécurité en cas de nécessité
- Divers
o Prêt de fauteuil roulant à la demande et en fonction des disponibilités
o Suivi des stocks de fournitures et commande
- Aide à la rédaction et mise à jour des procédures
o Rédaction de procédures et protocoles avant validation de la cadre en vue d’une publication sur Ennov
o Suivi des procédures en vigueur et actualisation
o Aide à la mise à jour de l’annuaire interne de l’établissement
Missions SAP
- Accueil et orientation des usagers
Accueil physique et téléphonique des patients, familles et transporteurs, information et orientation vers les services concernés, dans le respect de la confidentialité et avec une posture professionnelle adaptée.
- Gestion de l’identité patient
Création et mise à jour des données administratives dans le respect des règles d’identitovigilance, vérification des informations et fiabilisation des dossiers.
- Gestion des dossiers administratifs
Constitution, suivi et mise à jour des dossiers patients (admissions, préadmissions, pièces justificatives, parcours de soins), ainsi que relance en cas de documents manquants.
- Organisation des transports patients
Coordination et suivi des commandes de transport en lien avec les prestataires, traçabilité des demandes et respect des procédures.
- Coordination interne et externe
Collaboration avec les services de soins et les partenaires (imagerie, structures extérieures), gestion de documents administratifs et suivi de dossiers spécifiques.
En complément, vous pouvez être amené(e) à :
Participer au traitement des dossiers en anomalie ou incomplets,
Apporter un soutien aux équipes de back-office (contrôle avant facturation, gestion des pièces justificatives),
Contribuer au bon fonctionnement logistique du service.
HORAIRES DE TRAVAIL : 37h30/semaine, poste de jour principalement en 12H00 – Du Lundi au Dimanche y compris jours fériés – Repos variables
Outils mis à disposition : Poste de standard situé à l’entrée principale, ordinateur fixe, téléphone, machine à affranchir. Guichet d’accueil au sein du service aux patients, ordinateur fixe, téléphone, imprimante, scanner, lecteur de carte professionnelle
Le poste à pourvoir est en CDI ( 50% Standard / 50% SAP). La rémunération proposée est établie selon la grille indiciaire
Si vous êtes motivé(e) et que vous possédez les compétences requises, nous serions ravis de vous rencontrer. Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe dynamique
Profil recherché
Formation et qualifications requises
Niveau bac pro secrétariat ou équivalent exigé. Expérience dans un service d'accueil souhaitée
Savoir et Savoir-faire requis
· Capacités relationnelles et d’écoute
· Bonne maitrise de soi et bonne gestion du stress
· Maîtrise de l’outil informatique et du matériel de standard
· Connaissance de l’organisation du système de santé
· Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne des établissements
· Orienter rapidement l'interlocuteur vers le bon service
· Reformuler les questions de l'interlocuteur en vue d'une meilleure compréhension de la demande
Savoir-être requis
· Avoir le sens de l'accueil
· Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
· Discrétion professionnelle
· Sens de l’organisation, rigueur professionnelles et sens de l’analyse
· Capacité d’autonomie, de réflexion et d’anticipation
· Gérer les situations conflictuelles, créer une relation d'écoute
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile