Le Centre Hospitalier de Chaumont est un établissement situé en Haute-Marne, connu pour la diversité de ses soins. Il propose des services spécialisés en médecine, chirurgie, obstétrique, pédiatrique, gériatrie,un service d'urgence ainsi qu'un plateau technique en rééducation. De plus, l'EHPAD Centre Jean-François Bonnet de Riaucourt est rattaché au Centre Hospitalier. Des projets de modernisation sont en cours, avec la construction d’un nouvel hôpital. 

Le Centre Hospitalier de Chaumont recherche un/une gestionnaire administratif pour le service aux patients (SAP).

Le(la) responsable des admissions et du standard assure le pilotage global de la chaîne accueil – admission – facturation – recouvrement, dans une logique de performance, de sécurisation des recettes et d’amélioration continue du service rendu aux usagers.

Il(elle) garantit la qualité de l’accueil administratif, la fiabilité des données patients et l’exhaustivité de la facturation, tout en encadrant une équipe multi-sites.

Le poste s’inscrit dans une direction commune et couvre l’ensemble des établissements rattachés.

Rattachée à la direction des Affaires financières, du contrôle de gestion et gestion de la patientèle, vos missions sont:

Pilotage de la chaîne Accueil – Facturation – Recouvrement (AFR)

·         Superviser l’ensemble du processus de facturation (hospitalisations et consultations externes)

·         Garantir l’exhaustivité et la fiabilité des recettes (titre 2)

·         Assurer le suivi de la fiabilisation des comptes (cycle des recettes)

·         Analyser et suivre les indicateurs (recettes, délais, rejets, restes à recouvrer…)

·         Mettre en œuvre des actions d’optimisation et de réduction des créances irrécouvrables

·         Assurer le suivi des contentieux en lien avec les équipes et le Trésor public

·         Veiller à la concordance des données ordonnateur/comptable

Qualité et sécurisation des données patients

·         Garantir la qualité de l’identification des patients (identito-vigilance, INS)

·         Superviser les actions de correction et de fusion d’identités

·         Sécuriser le parcours patient en lien avec les démarches transversales d’identito-vigilance

·         Garantir la fiabilité des données administratives contribuant à la qualité de la facturation

Management et organisation

·         Encadrer une équipe multi-sites (accueil, admissions, facturation, standard)

·         Organiser l’activité : planification, répartition des tâches, gestion des priorités

·         Conduire les entretiens d’évaluation et accompagner la montée en compétences

·         Apporter un appui technique et méthodologique aux équipes

·         Veiller à l’application des règles de gestion du temps de travail

Amélioration continue et projets

·         Piloter une démarche d’amélioration continue de la chaîne AFR

·         Participer aux projets institutionnels et aux réformes nationales

·         Élaborer et suivre des tableaux de bord de pilotage

·         Formaliser et harmoniser les procédures

·         Contribuer au paramétrage des outils informatiques

Missions transversales spécifiques

·         Référent(e) de la fonction transports sanitaires des patients (organisation, suivi et contrôle des factures, interface avec les partenaires, participation au déploiement d’une plateforme de régulation des transports)

·         Contribution à la sécurisation et à la fluidification du parcours patient dans ses dimensions administratives

·         Participation active aux démarches institutionnelles de qualité et de sécurisation

Relations usagers et partenaires

·         Garantir la qualité de l’accueil physique et téléphonique

·         Assurer les relations avec les organismes payeurs et partenaires institutionnels

·         Participer à la gestion des situations complexes (droits, prises en charge, rejets)

Participation institutionnelle

·         Participer aux instances et groupes de travail (identito-vigilance, qualité…)

·         Représenter la direction dans son domaine de compétence si nécessaire

·         Collaboration avec les services médicaux, administratifs et financiers pour optimiser les processus liés aux admissions et à la facturation

·         Contribuer au bon fonctionnement de la régie (en lien avec le régisseur)

HORAIRES DE TRAVAIL :  39h/semaine 

Formation et expérience

·         Formation de niveau Bac +3 minimum

·         Expérience en gestion hospitalière / finances publiques appréciée

Compétences techniques

·         Maîtrise de la facturation hospitalière et de la réglementation (Sécurité sociale)

·         Connaissances en comptabilité hospitalière et gestion budgétaire

·         Analyse de données et pilotage d’indicateurs

·         Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs métiers

·         Méthodologie de conduite de projet et conduite du changement

Compétences managériales

·         Encadrement d’équipe et conduite du changement

·         Organisation, planification et gestion des priorités

·         Développement des compétences des collaborateurs

·         Capacité à fédérer et coordonner

Aptitudes professionnelles

·         Rigueur, sens de l’analyse et esprit de synthèse

·         Autonomie, anticipation et capacité de décision

·         Qualités relationnelles et sens du service public

·         Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

·         Capacité rédactionnelle et de communication